Das System, Dein Gehirn zu entlasten

Im letzten Beitrag habt ihr erfahren, warum sich das Gehirn schwer mit der Speicherung von Ideen und Aufgaben tut.

Nun möchte ich euch ein System vorstellen, solche Aufgaben außerhalb des Gehirns zu speichern und zu verwalten. Ich nenne es das System, da ich keine feste Empfehlung habe. Das System ist mehr eine Sammlung von Voraussetzungen und Empfehlungen, um für Dich das richtige Ablage- und Verwaltungssystem für Deine Aufgaben und Ideen zu finden.

Dein System sollte diese 6 Punkte erfüllen, damit es funktioniert:

1. Nimm ein System mit dem Du gut klar kommst

Es macht keinen Sinn, wenn ich Dir ein iPhone mit einer bestimmten Software empfehle, Du Dich aber mit Papier wohler füllst. Dein System muss also zu Dir passen. Ob das ein iPhone, ein anderer PDA, ein Moleskine, ein Block oder ein Terminplaner ist, liegt an Dir.

2. Hab Dein System immer bei Dir

Dies ist natürlich auch eine wichtige Voraussetzung für ein gutes System. Was hilft Dir die schönste Windows-Anwendung, wenn Du diese nicht immer dabei hast?

Deshalb machen oftmals einfache Notizhefte mehr Sinn, als eine 100 Euro Anwendung auf Deinem heimischen Rechner. Du bist gerade in einer langen Kassenschlange im Einkaufszentrum und Dir fällt etwas ein. Schlechter Moment, um ins Auto zu gehen, das Notebook auszupacken, um eine kurze Aufgabe aufzuschreiben.

3. Das System muss möglichst einfach sein

Je komplizierter es ist (siehe Beispiel von Punkt 2), desto weniger wirst Du es verwenden. Denke an das Beispiel an der Kasse des Einkaufszentrums. Es muss schnell und einfach gehen und keinen Aufwand machen. Denn bis Du bei Deinem Auto bist, könnte der Gedanke schon wieder verloren sein. Es macht unter Zeitdruck auch keinen Sinn, 5 Minuten zu brauchen, um zwei Wörter aufzuschreiben (“Milch einkaufen”).

4. Hab möglichst nur ein System

Es macht auch keinen System mehrere Systeme zu führen. Ein paar lose Zettel für den Notfall, die Du dann in Deinen Computer tippst. Wer garantiert Dir, dass Du später auch noch daran denkst, diese Zettel wirklich einzutippen?

Das Gehirn sollte auch nicht die Möglichkeit bekommen, wieder zu viel darüber nachdenken zu müssen. Hast Du zu viele Systeme, fängt Dein Gehirn an, sich damit zu beschäftigen. Dann kannst Du Dir die Aufgaben auch gleich wieder merken.

Ein System kann aber auch bedeuten, es gibt mehrere “Geräte” mit einem zentralen Speicherort. iPhone, Outlook und eine Webseite, die alle sauber synchron sind, gelten für mich als EIN System. Ich denke, Du verstehst was ich meine.

5. Das System muss mit “Orte” & “Projekte” klarkommen

Es macht Sinn, in Deinem System nicht alles in einer einzigen endlos langen Liste zu verwalten. Die Übersicht geht verloren, es dauert zu lange alles zu prüfen. Unterteile Dein System nach wichtigen Orten und Projekte.

Beispiele für Orte: Daheim, Arbeit, Telefon, Schule, Kunde

Wenn Du in der Arbeit bist, interessiert Dich wohl gerade weniger den Rasen zu mähen. Also sollte man seie Aufgaben nach Orten sortieren. Du kannst auch das Telefon mit als Ort aufnehmen. Dann kannst man leichter 10 Telefon-Tätigkeiten zusammenfassen und an einem Stück telefonieren.

Beispiele für Projekte: Urlaub, Kunde xy, Diplomarbeit, Softwareprojekt, Hausbau

Wenn Du in den Urlaub fahren willst, mache (bei Papier) eine eigene Seite dafür und schreibe dort alles auf, was für diese “Projekt” notwendig ist. Bei einer Software, sollte es dafür eine Funktion geben oder zumindest die Möglichkeit einen eigenen Abschnitt oder Bereich dafür anzulegen.

Übertreibe es aber nicht damit, da die Übersicht sonst wieder verloren geht. Wie Du die Orte und Projekte unterteilst, liegt wieder an Dir. Es muss zu Dir passen.

6. Lose Zettel sind kein System

Wie ich im letzten Beitrag schon geschrieben hatte, sollte unser Gehirn vertrauen zum System haben, da es sonst wieder zu arbeiten anfängt. Lose Zettel oder vergleichbares Chaos können deshalb nie ein System sein. “Liegt da nicht noch eine Notiz in der Arbeit? Sollte ich vielleicht noch schnell hinfahren, um es zu prüfen?”. Ein (stabiles) System!

Zusammenfassung

Dein System muss also leicht zu transportieren sein. Ideal in der Hosen- oder Jackentasche. Es sollte gut genug sein, damit Du nur dieses braucht und keine Ersatzsysteme. Wenn ein Ersatzsystem benötigt wird, dann muss dieses auch vertrauenswürdig sein und die Übertragung in das Hauptsystem muss leicht sein. Das Ersatzsystem darf nie zum Parallelsystem werden.

Eine wichtige Voraussetzung ist es, alle Aufgaben in wenigen Sekunden aufgeschrieben zu haben. Es sollte auch an allen möglichen Orten funktionieren. Es sollte flexibel genug sein, eigene Strukturen zu erstellen. Also eigene Bereiche für Projekte, Tagesübersichten und Tätigkeitsorte. Es muss dennoch stabil sein, damit die Informationen nicht verloren gehen könnten.

Alles klar? Wahrscheinlich nicht…

Im nächsten Beitrag stelle ich, zur Anregung und zum einfacheren Verständnis, mein persönliches System vor. Damit sollte es für Dich etwas gleichbarer werden. Natürlich darfst Du jederzeit Fragen in Form eines Kommentars stellen.

Viel Spass beim finden von Deinem System.

Teil 1: Dein Gehirn ist zum Denken da ...ht um sich Aufgaben zu merken!
Teil 2: Das System, Dein Gehirn zu entlasten
Teil 3: Mein persönliches System zur Verwaltung meiner Aufgaben
Teil 4: Tipps zur Verwendung Deines Systems – Teil 1
Teil 5: Tipps zur Verwendung Deines Systems – Teil 2
Die weiteren Tipps findet ihr dann über die Suche und der dem Blogarchiv…