Tipps zur Verwendung Deines Systems – Teil 6

Heute gibt es wieder drei Tipps für Dein System.

Verschende Deine Zeit nicht mit “rumspielen”. Programme wie Things und co. verleiten dazu, sich nicht auf die Aufgaben, sondern auf die Funktionen der Software zu konzentrieren. Man ist dann den ganzen Tag nur noch damit beschäftigt, seinen Aufgaben die richtige Priorität zu geben, alles mit Tags und Bemerkungen zu versehen, von links nach rechts und von A nach B zu sortieren und zu verschieben. Konzentriere Dich auf die Aufgaben. Es braucht sehr wenig, um viele Aufgaben zu verwalten. Lass Dich nicht ablenken.

Prioritäten sind unwichtig, aber ein Zieldatum kann helfen. Wenn zu viel mit Prioritäten “gespielt” wird, dann passiert ein interessanter Effekt. Du konzentrierst Dich nur noch auf die angeblich wichtigen Aufgaben, alle anderen bleiben liegen. Verwende lieber Ziele bzw. ein Zeildatum für Deine Aufgaben. Wenn etwas am 10.02.09 fertig sein muss, dann überlege Dir, wann Deine Aufgabe eskalieren soll. Mache dies rechtzeitig, damit Du genügend Zeit für eine Reaktion darauf hast. Stelle ein, wann Du mit der Arbeit an einer Aufgabe beginnen solltest oder möchtest. Bei zeitlich unwichtigen Aufgaben, lasse diese Informationen einfach weg. Somit bekommst Du automatisch Prioritäten durch das Datum. Alle ohne Datum, bearbeitest Du immer dann, wenn Leerlauf ist. Finde das richtige Mittelmaß dafür und Du wirst viel effektiver mit den Aufgaben arbeiten und dabei sehr wenig Arbeit für die Verwaltung Deines Systems haben.

Schreibe Ideen als Aufgabe auf. Kennst Du das? Du hast einen Geistesblitz, eine super Idee. Wenige Momente danach ist alles weg. Du kannst Dich nicht mehr daran erinnern und bist für Stunden damit beschäftigt, Dich wieder an diese geniale Idee zu erinnern. Ich schreibe solche Geistesblitze sofort als Aufgabe auf. Ohne Datum, ohne Ort, nur die Idee. Sortieren und erweitern kann ich diese auch noch später. Es reicht, einen kurzen Satz darüber zu schreiben, um sich später – bei der Prüfung Deines Systems – daran zu erinnern. Ich Unterscheide nicht zwischen Ideen, Aufgaben und anderen Informationen. Du kannst Dir natürlich auch einen eigenen Bereich dafür anlegen. Wichtig ist nur, dass die Idee sehr schnell und ohne Aufwand in Dein System übertragen werden kann, da Geistesblitze oftmals auch schnell wieder weg sind. Da reicht es oft schon, wenn man durch das Telefon gestört wird.

Falls Du Dich nun fragst, um was es hier eigentlich geht, hier gehst zum ersten Beitrag über das Thema.

Das sind jetzt erst mal die letzten Tipps gewesen. Falls Du noch eine Idee hast, einfach ein Kommentar schreiben.