Mein persönliches System zur Verwaltung meiner Aufgaben

Gestern habe ich mit einer Beitragsreihe über “Dein System” zur Verwaltung von Aufgaben und Tätigkeiten begonnen. Es ist eine Mischung aus unterschiedlichen Methoden, wie GTD, ZTD, Selbstadministration und meiner persönlichen Erfahrung.

Natürlich kann ich auch nur einen kleinen Ausschnitt geben, was ich da genau mache. Denn im Selbstmanagement geht es um viel mehr, als nur darum Aufgaben zu verwalten.

Ich habe festgestellt, dass viele sich zu statisch an bestimmte Methoden halten. Davon halte ich persönlich nicht so viel. Jeder Mensch ist einzigartig und hat seine eigene Arbeitsweise. Viele der Systeme sind auch viel zu kompliziert in der Handhabung, da man zu viel beachten muss und einstellen kann.

Ich möchte Dir hier lediglich Anregungen und Ideen mitgeben, um Dir Dein eigenes System zu erstellen. Dabei entscheidet jeder ob sein System am Ende nur eine Aufgabenliste auf Papier ist, oder zu einem komplexen System wie GTD wird.

Mein System

Mein (Haupt)System besteht aus dem Webportal Toodledo, meinem iPhone, der iPhone-Software ToDo und Notebook von Appigo und einem Outlook-Plugin für Toodledo. Hört sich nun kompliziert an, ist es aber nicht. Zuvor hatte ich eine Moleskine, welche ich inzwischen zum Ersatzsystem degradiert habe.

Toodledo

Mittelpunkt und Schaltzentrale ist bei mir Toodledo. Durch diese Webanwendung kann ich auf jedem Computer, jedem System, mit jedem Browser meine Aufgaben und Notizen (Toodledo kann auch Notizen verwalten) bearbeiten. Wobei ich dies nur auf meinem privaten und geschäftlichen Notebook mache, den für den Rest habe ich mein iPhone.

Meine Orte (siehe Punkt 5. in diesem Beitrag) hinterlege ich in Toodledo als Folder. Es gibt bei mir derzeit folgende feste Orte: “Home”, “Work”, “Datacenter” und “warten”. Unter “Home” kommt alles, was ich privat erledigen muss. “Work” entsprechend alles für täglichen Dinge in der Arbeit. “Datecenter” ist speziell für die Firma die ich gerade gegründet habe, was ich von normalen Tagesgeschäft getrennt haben möchte.

Ein Sonderfall ist “warten”. Alle Aufgaben, die ich delegiere oder bei denen ich auf eine Rückmeldung warte, lege ich in diesen Toodledo-Folder bzw. Ort ab. Über Filter kann ich diese ausblenden. Somit stören sie mich nicht mehr.

Freitags prüfe ich mein System immer umfangreicher. Dann gehe ich auch speziell die Aufgaben aus dem Bereich “warten” durch und prüfe diese, ob ich etwas unternehmen muss.

Manche Aufgaben brauchen ein festes Datum, bis wann diese erledigt sein müssen. Dies kann mit der Funktion “Due-Date” gemacht werden. Prioritäten verwende ich nur sehr gezielt und nur wenn es sich wirklich um etwas wirklich wichtiges handelt. Ansonsten bleibt bei mir alles auf Standard.

Wenn bei Toodledo kein Datum zu einer Aufgabe hinterlegt wird, bekommt diese die Markierung “no Date” und wird am Ende der Liste dargestellt. Somit kann ich schnell zwischen Aufgaben mit und ohne Datum wechseln.

Ich persönlich arbeite nicht mit getrennten Projektordnern, sondern lege einfach für ein Projekt einen weiteren Ort an. Also zusätzlich zu “Home” könnte dies dann “Kunde xy” oder “Urlaub” sein. Damit verliere ich nie den Gesamtüberblick.

In Toodledo gibt es auch noch die Möglichkeit einfache Notizen anzulegen. Diese können auch zu den oberen Orten bzw. Foldern zugewiesen werden.

iPhone und ToDo

Mein iPhone habe ich immer dabei. Deshalb ist es für mich der ideale Begleiter für mein System. Damit ich nicht mit einer langsamen Webanwendung und der Abhängigkeit einer Datenverbindung arbeiten muss, habe ich mir die Software ToDo und Notebook von Appigo gekauft.

Die Anwendung ToDo kann sich u.a. mit Toodledo synchronisieren. Es werden alle wichtigsten Funktionen von Toodledo sauber unterstützt. Das Programm ist einfach in der Bedienung, nicht überladen und deshalb gut für den schnellen Einsatz geeignet.

ToDo kann im Icon auf überschrittene Aufgaben hinweisen (wie die MailApp des iPhones). Eine Erinnerung im Hintergrund gibt es nicht, da dies (derzeit noch) nicht beim iPhone möglich ist. Somit ändert sich auch der Hinweis auf überschrittene Programme nur nach öffnen der Applikation. Dies ist für mich kein Problem, da ich täglich mehrmals die Anwendung verwende und Aufgaben maximal einen Tag zuweise, aber nie einer Uhrzeit.

Auf dem Screenshot sieht man die Listenübersicht. Neue Orte (oder Listen, wie diese bei ToDo gennant werden) können direkt in der Anwendung erstellt werden. Diese werden später bei der Synchronisierung auch bei Toodledo angelegt. Ganz oben sieht man, dass die Gesamtübersicht (Alle) gefiltert ist. Ich habe hier alle Aufgaben aus der Liste “warten” ausgeblendet.

Die Icons in der unteren Leiste sind immer gleich. Das erste ist für einen manuellen Sync mit Toodledo oder auch Remember The Milk (eine Alternative zu Toodledo). Mit dem @-Zeichen könnten Kontexte angelegt werden. Diese Funktion wird von mir nicht verwendet. Auch Tags sind möglich und werden von mir auch nicht verwendet. Dann gibt es noch einen Button für die Suche und für die Einstellungen.

Es gibt zwei Möglichkeiten eine neue Aufgabe anzulegen. Es gibt einen Quick-Add-Button. Hier muss nur die Bezeichnung der Aufgabe eingeben werden. Mehr nicht. Die Aufgabe wird dann im “Eingang”, also ohne Ort, mit den Standard-Einstellungen gespeichert. Wenn es schnell gehen muss, ist diese Funktion ideal. Später kann die Aufgabe einsortiert und feiner eingestellt werden.

Wie im Bild zu sehen ist, kann eine Aufgabe auch recht umfangreiche Einstellungen haben. Im Screenshot ist die Funktion für die Notizen abgeschnitten. Dies ist für weitere Memos zur Aufgabe (hat nichts mit der Notizfunktion von Toodledo zu tun).

In den Einstellungen von ToDo können die Voreinstellungen für neue Aufgaben hinterlegt werden. So ist bei mir das Fälligkeitsdatum immer auf “Morgen” eingestellt, die Standardliste ist “Eingang”. Zusätzlich könnte noch ein Kontext und die Priorität voreingestellt werden.

Selbst auf meine Notizen habe ich Zugriff. Mit dem iPhone-Programm Notebook kann ich offline auf die in Toodledo erstellen Notizen zugreifen. Dabei werden alle Notizen in den gleichen Orten bzw. Folder abgelegt, die ich für meine Aufgaben erstellt habe. Somit kann ich eine Notiz z.B. “Home” oder “Work” zuweisen.

Auf ein Bild meiner offenen Aufgaben habe ich verzichtet. Ich müsste so viele schwarze Balken einbauen (Datenschutz), dass das Bild wenig Sinn machen würde. Auf der Webseite von Appigo gibt einige Filme zur Bedienung des Programms.

Toodledo Outlook-Plugin

Das kostenlose Plugin ermöglicht eine Synchronisation zwischen Outlook und Toodledo. Ich verwende Outlook kaum, um meine Aufgaben zu verwalten. Das passiert bei mir fast ausschließlich auf der Webseite von Toodledo und mit dem iPhone.

Aufgaben an Kollegen schreibe ich oft als Outlook-Aufgabe mit Zuweisung der entsprechenden Person. Diese werden dann sauber in meine bestehende Aufgaben von Toodledo integriert. Dafür verwende ich das Plugin hauptsächlich. Zusätzlich ist es auch noch ein weiteres Backup, falls ich weder auf mein iPhone, noch auf Toodledo Zugriff habe und gerade mit dem Notebook arbeite.

Mein Ersatzsystem

Kann ich weder auf Toodledo, noch auf mein iPhone zurückgreifen, habe ich auch noch ein Ersatzsystem. Es ist ein Moleskine. Da ich es so gut wie nie dafür brauche, verwende ich dort auch keine Orte oder Projekte. Hauptsächlich dient es mir als Noitzbuch. Sobald ich Zugriff auf mein System habe, trage ich die Aufgaben nach.

Mein Ersatzsystem nehme ich z.B. für den Urlaub (falls ich mal kein Telefon dabei haben möchte) oder wenn ich einen Workshop besuche und das iPhone im Auto lasse (damit ich weniger abgelenkt werde).

Damit ich auf bestehende Aufgaben, die noch übertragen werden müssen, hingewiesen werde, habe ich auf der letzten Seite des Moleskine ein paar Seitenmarker eingeklebt. Es gibt nur zwei Farben. Ein paar gelbe und ein paar wenige rote Marker.

Die rote Seitenmarkierung stellt die aktuelle Seite für Aufgaben dar, damit ich diese schneller finde. Diese Seite ist eine andere, als für Notizen. Ich habe das Notizbuch in Bereiche Unterteilt. Den vorderen Bereich für Notizen und einen kleineren im hinteren Teil für die Aufgaben. Beim Notizbereich verwende ich das eingeklebte Band für die aktuelle Seite.

Eine gelbe Markierung stellt die Seite dar, wo ich Aufgaben stehen habe, die noch nicht in mein System übertragen wurden. Sobald diese Aufgaben übertragen sind, streiche ich diese im Heft durch und klebe den gelben Seitenmarker wieder auf die letzte Seite, damit er nicht mehr gesehen wird.

Fazit

Ich habe zwar viel über mein System geschrieben, aber an sich ist es recht einfach aufgebaut. Wir man auch sehen kann, muss nicht immer jede Funktion im Programm verwendet werden. Oftmals macht man sich damit das Leben nur schwerer. Wichtig ist auch, immer wieder zu beobachten, ob Dein System noch kompatibel zu Dir ist oder es eine Veränderung braucht.

Wichtig ist nur, dass es einen automatischen Abgleich gibt, falls mehrere Geräte verwendet werden.

Mit dem oben genanten System verwalte ich z.T. bis zu mehrere hundert Aufgaben gleichzeitig. Ich schreibe inzwischen wirklich alles auf. Ich vergesse dadurch weniger, mein Kopf bleibt frei und bin insgesamt viel Produktiver (bei weniger Stress).

Die Kosten dafür sind (neben dem iPhone, was ich mal nicht dazuzähle) sehr überschaubar. Todo kostet 10 Dollar. Toodledo verwende ich (noch) die kostenlose Variante.

Vielleicht kannst Du Dir die eine oder andere Idee von meinem System holen. Ab morgen schreibe ich dann jeden Tag jeweils paar Tipps zur Verwendung Deines Systems.

Teil 1: Dein Gehirn ist zum Denken da ...ht um sich Aufgaben zu merken!
Teil 2: Das System, Dein Gehirn zu entlasten
Teil 3: Mein persönliches System zur Verwaltung meiner Aufgaben
Teil 4: Tipps zur Verwendung Deines Systems – Teil 1
Teil 5: Tipps zur Verwendung Deines Systems – Teil 2